Uno dei palazzi più antichi del centro storico milanese, affacciato su Piazza Duomo, ha ospitato per un’intera giornata la convention di AGICAP, azienda francese specializzata nella gestione dei flussi di cassa, con base a pochi metri dalla cattedrale. La scelta della location è partita da un “colpo di fulmine”: durante il sopralluogo, la responsabile marketing per l’Europa è salita nel Salone della Torre, da cui la vista sul Duomo si apre in modo particolarmente suggestivo, e a quel punto la decisione era già presa.
Costruire l’evento, però, si è rivelato tutt’altro che semplice. Il calendario è saltato tre volte prima di arrivare a una data definitiva, mentre il numero degli invitati è raddoppiato, da cento a duecento, appena sette giorni prima dell’appuntamento. Riorganizzare gli spazi in così poco tempo ha richiesto di modificare il servizio catering, passando dalla formula a buffet a quella al tavolo, e di rivedere da capo i flussi logistici. Bisognava considerare anche la natura multinazionale del progetto: allestimenti e materiali arrivavano dall’estero, e ogni spedizione andava sincronizzata con margini di tolleranza minimi.
Il format scelto ricalcava quello già collaudato dalla casa madre di Parigi, articolato su un momento centrale con una grande seduta plenaria per centocinquanta persone, affiancato da workshop paralleli. Dovevamo inoltre offrire aree di registrazione, guardaroba e postazioni demo per le sessioni interattive. La sistemazione degli spazi ha seguito questa logica: la Sala Colonne per il momento assembleare, le sale Donzelli, Suite 2 e Parlamentino per i laboratori, il Loggiato per l’aperitivo di chiusura, la Galleria dei Passi Perduti per il catering. Videoproiettori, schermi e radiomicrofoni sono stati installati in ciascun ambiente, con un sistema di accoglienza e deposito bagagli pensato per gestire flussi consistenti di ospiti.
A giornata conclusa, AGICAP ha espresso soddisfazione su più fronti: la gestione complessiva dell’evento, la qualità della strumentazione tecnica, il livello del servizio catering. Gli ospiti, provenienti da Paesi diversi, hanno comunicato quasi esclusivamente in inglese e hanno partecipato senza che la componente linguistica creasse frizioni organizzative.
